Un ERP tiene la principal misión de aportar asistencia y mejoras en toda la gestión de los procesos empresariales, facilitándola y optimizando recursos de forma eficiente. Debe ser fuente de un correcto almacenamiento y traslado de la información, garantizar reglas en el acceso a la misma y ser la llave del registro de toda la actividad de la compañía.
Suele suceder, que el ERP contratado no cumple con alguna de sus funciones básicas, o presenta limitaciones a la hora de expandirse a nuevas áreas y tareas. Lo que se convierte en el momento en el cuál la Pyme se topa ante una pared, un inconveniente que no puede resolver por sí sola, y hace sonar la alarma de que hay que realizar una nueva tarea, que es la revisión y análisis que llevará a la empresa a tomar una decisión que varía entre actualizar el ERP con el mismo proveedor y solicitar mejoras o sustituirlo directamente.
Claro está, que la segunda opción es la que generalmente trae mayores complicaciones, dado que el ERP nuclea a toda la organización de la Pyme, pasando por áreas fundamentales como contabilidad, ventas, compras, stock, administración, etc. Lo que determina que no es una decisión fácil, dado que afecta el funcionamiento normal de la empresa y más aún en estas épocas donde el tiempo apremia. Por eso es necesario acompañar el diagnóstico ante la necesidad de cambiar el ERP por otro, haciendo un punteo de las deficiencias que presenta.
¿Qué signos tener en cuenta?
Principalmente en el día a día surgen inconvenientes que acarrean errores, que exceden la gestión humana, y son producto del ERP contratado son ejemplos de un servicio deficiente.
Un ERP que resulta complicado o no se adapta a las necesidades de la empresa y en vez de brindar una solución que simplifique el proceso, lo lentifique e incomode al personal, conlleva a premeditar su reemplazo.
Como también, la falta de mejoras necesarias, o ajustes que dificultan la integración de las diferentes áreas de la empresa y la flexibilización de su funcionamiento.
Además de estos indicios generales existen otros más directos, que van al hueso de la cuestión de que el ERP contratado resulta ineficiente. Ejemplos de esto se ven principalmente en los sectores depósito, stock y compras. Como son no poder: realizar pedidos automáticos a proveedores, discriminar el stock forma exhaustiva, o ser útil ante particulares circunstancias con productos como devoluciones, roturas, ingresos especiales, etc. O directamente que no ayude en la correcta organización del área.
Estas son solo algunas de las cientas fallas que se pueden presentar en una Pyme, que puede estar atravesando altos grados de inconvenientes en su gestión diaria producto de un ERP que no se ajusta a sus requerimientos y funcionalidades.
Son circunstancias difíciles, en las que son necesarias plantear estrategias que ayuden a la sana marcha de todas las operaciones.
Hacer un esquema de cuáles son los puntos en los que se necesitan mejoras, que falló y porqué y ver cuáles son los puntos fuertes, los cuales funcionan. Saber discernir entre lo que resulta provechoso y lo que es consiste realmente en un problema.
Un sistema de gestión ERP tiene que brindar soluciones a las Pymes y no comprometer su buen desenvolvimiento para su interior y para la economía en general.